La professionalità del progettista e il coinvolgimento del responsabile delle risorse umane nel processo di realizzazione dell'ufficio sono elementi determinanti per una buona riuscita del progetto e per aumentare la partecipazione di tutta l'organizzazione aziendale: sono questi alcuni degli elementi che emergono dalla seconda parte della ricerca presentata in occasione dell’assemblea di Assufficio, Associazione di FederlegnoArredo che raggruppa le più importanti imprese di mobili per ufficio, sedute e pareti attrezzate.

La ricerca, commissionata all'Area Studi Diomedea nell'ambito del programma di iniziative Ufficio Fabbrica Creativa 2010-2011, si propone di analizzare l'investimento nello spazio di lavoro sia in riferimento all'impatto sulla produttività aziendale sia in riferimento alle modalità con le quali si realizzano gli spazi di lavoro, alle competenze che vengono utilizzate e agli operatori che fanno parte della filiera di produzione degli uffici.

Due gli obbiettivi principali: da una parte rendere consapevoli le aziende committenti che progettare ed allestire uno spazio di lavoro è un processo complesso, delicato e che deve essere presidiato da persone preparate, dall’altra offrire spunti di riflessione per gli operatori.

Realizzare un ufficio che risponda alle caratteristiche di cui ha bisogno l'azienda non è un elemento che riguarda astrattamente l'estetica o la funzionalità. Nella maggioranza dei casi gli studi si focalizzano solo su alcuni aspetti del comfort (qualità dell'aria, temperatura ambientale, rumore, qualità della luce, ergonomia delle postazioni) e li analizzano in relazione a specifiche situazioni aziendali.

Nello studio realizzato da Diomedea su un campione di 100 aziende italiane che hanno fatto investimenti nello spazio di lavoro è emerso che queste hanno performance nettamente migliori rispetto all’universo delle imprese.
Nel quinquennio 2004-2008 il campione ha avuto una crescita del valore aggiunto superiore di circa tre volte alla media Istat e una crescita dell’Ebitda superiore di circa due volte rispetto all’universo delle imprese: il rapporto tra spazio e performance non agisce solo sul fronte del benessere, ma anche sul miglioramento del processo produttivo.

Un altro dato, tra quelli raccolti tramite 341 questionari, merita una riflessione: tra coloro che progettano solo il 20 per cento sono progettisti specializzati nell'ufficio, ovvero che dedicano più del 50 per cento della loro attività alla progettazione dell'ufficio. Nella maggioranza dei casi il progettista non ha una specializzazione nella realizzazione degli spazi di lavoro. Le stesse aziende spesso scelgono i progettisti sulla base non tanto della loro competenza su una progettazione specifica quanto attraverso meccanismi di credibilità acquisiti con lavori sia in ambito commerciale sia, più frequentemente, in ambito residenziale.

Tra i liberi professionisti che solo marginalmente si occupano di ufficio, la progettazione commerciale rappresenta il 26 per cento dell'attività, mentre tra chi invece si occupa di ufficio in modo rilevante ma non da specialista la progettazione commerciale vede decrescere la quota al 14 per cento. Appare chiaro quindi che la despecializzazione è molto significativa.

La committenza spesso non conosce esattamente il processo e la sua complessità e per questa ragione si rivolge a operatori non specializzati.
La definizione di un'offerta chiavi in mano, soprattutto se fatta da operatori non specializzati può risultare più costosa e meno efficiente per l'impresa. Solo il 25 per cento dei progettisti opera sempre a partire dalla fase immobiliare: ciò significa che solo un quarto del mercato in realtà parte sempre dalle esigenze di spazio per la progettazione dell’ufficio.

Secondo gli operatori intervistati le figure interne che più frequentemente collaborano con il processo di realizzazione dell'ufficio sono sostanzialmente due: i vertici aziendali e l'ufficio risorse umane. Questa tendenza, che ben riflette la natura tipica dell'imprenditoria italiana, può però portare potenziali svantaggi: un processo tutto focalizzato su quell'unica interfaccia si può tradurre in una realizzazione che vede prevalere il gusto personale del manager o del titolare sulle legittime esigenze dell'organizzazione e su aspetti funzionali ignorati.